在全球经济引领带动下,各行各业应运而生。在降低公司营运成本的同时保持市场竞争力,是所有公司所期望的目标,但是在采取决策的同时,符合法规及违规风险仍然是决策者首要考虑的因素之一。倘若企业发生违规,投资人的资金不仅付之一炬,也会导致市场投资信心不足而造成经济萧条等严重影响。

企业安全检查因此,建立一套符合政府规范的内部检查流程,在防止企业发生弊端的同时,也能提高其营运成效;企业自主安全检查和内部审查并非流于形式,而是企业营运的关键。确保公司的合规性与建立安全工作氛围,能更好地带动公司乃至整个社会的正面影响力。在这个前提之下,公司的自主管理便是极为重要的环节。

在企业内部检查前,执行检查的人员、使用何种设备进行检查,皆会影响检查活动的结果,因此管理者需要在事前进行详细的计划。下面的七项建议,可以在协助企业进行自主安全检查时,建立一套符合法规和有效执行及易于管理的检查与审查流程。

一、建立跨职能团队负责进行检查与审核

来自不同专业领域员工相互交换想法,除了能激荡出新观点,在面对问题时,亦能通过全面的思考来解决复杂的细节。这样不仅能进一步推动群体意识和建立责任追究制度,更能打破多数公司的弊端—因缺少交流而造成的知识不全面性。

二、建立标准化、透明化程序

在企业自主安全检查中,标准化的流程不仅能协助降低部门之间的隔阂,了解各部门状况,还能同时降低执行检查或审查人员的门槛,鼓励公司所有员工都投入安全检查工作,从而让检查审查工作更容易落实。

三、利用移动设备进行检查和审查

在进行检查之前,如何进行检查是管理层需仔细思考的问题。检查工作或许不是所有员工都必须执行,倘若能在设备轻巧且携带方便的设备上进行所有程序,让检查工作资讯化,不仅所花费时间能相对减少,员工更愿意将自主安全检查变为日常工作的一部分。

四、透过软件自动管理流程

通过信息管理软件管理所有的检查工作,员工能登入系统检查并追踪管理进度以确保执行项目已完成。数字化的管理可以避免不同人员重复着手相同的任务。有关选择EHS相关软件,请参考「如何选择EHS环境健康安全软件?」

五、将收集的环境安全数据储存在统一的信息管理系统

通过数字化方式来进行企业内部检查,除了轻巧装置、携带方便以及自动化的便利性,最重要的是结果以数据化呈现,并能相互分享。将所收集的数据储存在各部门都能获取的地方,有助于评估风险及识别潜在危险,更利于后续的防范行动。

六、允许决策者随时监控有潜在风险的事件

当所使用的系统拥有即时监控的功能,能帮助企业及时发现问题。问题越早被发现,则可以越早执行矫正措施,从而有效降低潜在风险所带来的负面影响。同时,企业在辨识潜在风险时,需要留意几项容易忽略的衡量标准。

七、强调运营成效,推行持续改进方法至整个过程

预防和改进不仅应该用在检查与审查的过程中,更应推广至企业的各个部门。在预防意外发生的同时,成功的企业往往能针对商业模式变化适时做出改变,致力追求最佳成效。

以上几点建议能够协助企业在自主安全检查时,建立并有效地执行、管理检查与审查流程。匡腾推出的检查与审查模组,为企业提供高效自动化管理平台,在检查工作上更得心应手。如果希望进一步咨询,欢迎致电(8621)5027-5198。